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销售与收款¬——内部控制规范

分类:
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2012/12/15 20:31
【摘要】:
内部控制规范编号:  张玉保律师谢绝转载及复制违者必究  第一章总则  第一条为了加强公司对销售与收款业务的内部控制,规范销售与收款行为,防范销售与收款过程中的差错和舞弊,根据国家有关法律法规,制定本规范。  第二条本规范所称销售与收款,主要是指公司销售商品并取得货款的行为。  公司提供劳务与收款,应当参照本规范进行内部控制。  第三条公司建立并实施销售与收款内部控制制度中,至少应当强化对以下关键

  内部控制规范编号:

  张玉保律师 谢绝转载及复制违者必究

  第一章 总 则

  第一条 为了加强公司对销售与收款业务的内部控制,规范销售与收款行为,防范销售与收款过程中的差错和舞弊,根据国家有关法律法规,制定本规范。

  第二条 本规范所称销售与收款,主要是指公司销售商品并取得货款的行为。

  公司提供劳务与收款,应当参照本规范进行内部控制。

  第三条 公司建立并实施销售与收款内部控制制度中,至少应当强化对以下关键方面或者关键环节的风险控制,并采取相应的控制措施:

  (一)权责分配和职责分工应当明确,机构设置和人员配备应当科学合理;

  (二)销售与发货控制流程应当科学严密,销售政策和信用管理应当科学合理,对客户的信用考察应当全面充分,销售合同的签订、审批程序和发货程序应当明确;

  (三)销售收入的确认条件、销售成本的结转方法、应收账款的催收管理、往来款项的定期核对、坏账准备的计提依据、坏账核销的审批程序、销售退回的条件与验收程序、与销售有关的凭证记录的管理要求等应当明确。

  第二章 职责分工与授权批准

  第四条 公司应当建立销售与收款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

  销售与收款不相容岗位至少应当包括:

  (一)客户信用调查评估与销售合同的审批签订;

  (二)销售合同的审批、签订与办理发货;

  (三)销售货款的确认、回收与相关会计记录;

  (四)销售退回货品的验收、处置与相关会计记录;

  (五)销售业务经办与发票开具、管理;

  (六)坏账准备的计提与审批、坏账的核销与审批。

  第五条 应设立专门的信用管理部门或岗位,负责制定公司信用政策,监督各部门信用政策执行情况。信用管理岗位与销售业务岗位应当分设。

  信用政策应当明确规定定期(或至少每年)对客户资信情况进行评估,并就不同的客户明确信用额度、回款期限、折扣标准、失信情况等应采取的应对措施等。

  应合理采用科学的信用管理技术,不断收集、健全客户信用资料,建立客户信用档案或者数据库。

  应当利用国家政策性出口信用保险机构的政策支持,防范风险。

  公司可以运用计算机信息网络技术集成公司分、子公司或业务分部的销售发货信息与授信情况,防止向未经信用授权客户发出货品,并防止客户以较低的信用条件同时与公司两个或两个以上的分、子公司进行交易而损害公司利益。

  第六条 公司应当建立销售与收款业务授权制度和审核批准制度,并按照规定的权限和程序办理销售与收款业务。

  第七条 公司应当根据具体情况对办理销售业务的人员进行岗位轮换或者管区、管户调整,防范销售人员将公司客户资源变为个人私属资源从事舞弊活动,损害公司利益的风险。

  第三章 销售与发货控制

  第八条 公司对销售业务应当建立严格的预算管理制度,制定销售目标,建立销售管理责任制

  第九条 公司应当建立销售定价控制制度,制定价目表、折扣政策、收款政策,定期审阅并严格执行。

  第十条 公司在选择客户时,应当充分了解和考虑客户的信誉、财务状况等有关情况,防范账款不能回收的风险。

  第十一条 公司应当加强对赊销业务的管理。赊销业务应当遵循规定的销售政策、信用政策及程序。

  第十二条 公司应当按照规定的程序办理销售和发货业务。

  (一)销售谈判。公司在销售合同订立前,应当指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。对谈判中涉及的重要事项,应当有完整的书面记录。

  (二)合同审批。公司应当建立健全销售合同审批制度,明确说明具体的审批程序及所涉及的部门人员,并根据公司的实际情况明确界定不同合同金额审批的具体权限分配等(即权限分配表)。审批人员应当对销售合同草案中提出的销售价格、信用政策、发货及收款方式等严格审查并建立客户信息档案。金额重大的销售合同,应当征询法律顾问或专家的意见。有条件的公司,可以指定内部审计机构等对销售合同草案进行初审。

  (三)合同订立。销售合同草案经审批同意后,公司应当授权有关人员与客户签订正式销售合同。签订合同应当符合《中华人民共和国合同法》的规定。销售合同应当明确与销售商品相联系的所有权和风险与报酬的转移时点。

  (四)组织销售。公司销售部门应当按照经批准的销售合同编制销售计划,向发货部门下达销售通知单,同时编制销售发票通知单,并经审批后下达给财会部门,由财会部门或经授权的有关部门在开具销售发票前对客户信用情况及实际出库记录凭证进行审查无误后,根据销售发票通知单向客户开出销售发票。编制销售发票通知单的人员与开具销售发票的人员应当相互分离。

  (五)组织发货。公司发货部门应当对销售发货单据进行审核,严格按照销售通知单所列的发货品种和规格、发货数量、发货时间、发货方式组织发货,并建立货物出库、发运等环节的岗位责任制,确保货物的安全发运。

  第十三条 公司应当建立销售退回管理制度。公司的销售退回必须经销售主管审批后方可执行。销售退回的货物应当由质检部门检验和仓储部门清点后方可入库。质检部门应当对客户退回的货物进行检验并出具检验证明;仓储部门应当在清点货物、注明退回货物的品种和数量后填制退货接收报告;财会部门应当对检验证明、退货接收报告以及退货方出具的退货凭证等进行审核后办理相应的退款事宜,并增加对退货原因进行分析的自我评估控制。

  第十四条 公司应当在销售与发货各环节设置相关的记录、填制相应的凭证,建立完整的销售登记制度,并加强销售订单、销售合同、销售计划、销售通知单、发货凭证、运货凭证、销售发票等文件和凭证的相互核对工作。

  销售部门应当设置销售台账,及时反映各种商品、劳务等销售的开单、发货、收款情况,并由相关人员对销售合同执行情况进行定期跟踪审阅。销售台账应当附有客户订单、销售合同、客户签收回执等相关购货单据。

  第四章 收款控制

  第十五条 公司应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》等规定,及时办理销售收款业务。对以银行转账方式办理的销售收款,应当通过公司核定的账户进行结算。

  第十六条 公司应当将销售收入及时入账,不得账外设账,不得擅自坐支现金。

  销售人员应当避免接触销售现款。

  第十七条 公司确认商品销售收入,必须同时满足以下条件:(一)业已将商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方;

  (二)公司既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权,也没有对已售出的商品实施有效控制;

  (三)收入的金额能够可靠地计量;

  (四)相关的经济利益很可能流入公司;

  (五)相关的已发生或将发生的成本能够可靠地计量。

  第十八条 公司应当建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度。销售部门应当负责应收账款的催收,催收记录(包括往来函电)要妥善保存,财会部门应当督促销售部门加紧催收。对催收无效的逾期应收账款通过法律程序予以解决。

  应收账款应分类管理,针对不同性质的应收款项,采取不同方法和程序。应严格区分并明确收款责任,建立科学、合理的清收奖励制度以及责任追究和处罚制度,以有利于及时清理催收欠款,保证公司营运资产的周转效率。

  第十九条 公司应当按客户设置应收账款台账,及时登记并评估每一客户应收账款余额增减变动情况和信用额度使用情况。

  第二十条 公司对于可能成为坏账的应收账款,应当按照国家统一的会计制度规定计提坏账准备,并按照权限范围和审批程序进行审批。对确定发生的各项坏账,应当查明原因,明确责任,并在履行规定的审批程序后做出会计处理。

  第二十一条 公司核销的坏账应当进行备查登记,做到账销案存。已核销的坏账又收回时应当及时入账,防止形成账外款。

  第二十二条 公司应当结合销售政策和信用政策,明确应收票据的受理范围和管理措施。

  公司应当加强对应收票据合法性、真实性的审查,防止购货方以虚假票据进行欺诈。

  公司应收票据的取得和贴现必须经由保管票据以外的主管人员的书面批准。

  公司应当有专人保管应收票据,对于即将到期的应收票据,应当及时向付款人提示付款;已贴现但仍承担收款风险的票据应当在备查簿中登记,以便日后追踪管理。

  公司应当制定逾期票据的冲销管理程序和逾期票据追索监控制度。

  第二十三条 公司应当定期抽查、核对销售业务记录、销售收款会计记录、商品出库记录和库存商品实物记录,及时发现并处理销售与收款中存在的问题;同时,还应定期对库存商品进行盘点。

  第二十四条 公司应当定期与往来客户通过函证等方式,核对应收账款、应收票据、预收账款等往来款项。如有不符,应当查明原因,及时处理。